ビジネスメールで期限が迫っているとき、どのようにして「もう少し時間が必要です」と伝えるか悩むことはありませんか？
この記事では、ビジネスメールで「もう少し時間いただけますか？」とお願いするときの上手な伝え方を紹介します。
この記事を参考にすれば、そのような時の対応がスムーズになるでしょう。
「もう少し時間が必要です」と伝えるときの注意点
「もう少し時間が必要です」と伝えたいとき、伝え方によっては相手に誤解されてしまうことがあります。
避けるべき状況
「もう少し時間が必要です」という言い方はカジュアルすぎて、相手に悪い印象を与えることがあります。
以下のような状況は特に注意が必要です。
- 締め切り間際の連絡
- 理由の説明がない場合
- 謝罪の言葉を忘れた場合
このような場合は、丁寧な言葉でお伺いするようにしましょう。
礼儀正しい表現の例
相手に好印象を与えるために、以下のような表現がおすすめです。
- 「締め切りに関して相談させていただきたいのですが」
- 「締め切りの延長をお願いできれば幸いです」
- 「もう少しだけ時間を頂戴できますでしょうか」
期限延長をお願いするときの重要ポイント
どうしても相手に待ってもらわなければならないときには、気をつけたいポイントがあります。
早めに連絡をする
余裕をもって早めに連絡を取ることで、相手にも対応の時間を与えることができます。
時間があればあるほど、相手も臨機応変に対応してくれる可能性が高まります。
理由を具体的に説明する
期限に間に合わない具体的な理由をしっかりと説明することで、相手に理解してもらいやすくなります。
謝罪の気持ちを伝える
まずは、謝罪の気持ちを伝えます。
遅延に対する謝罪を忘れずに、誠実さを示しましょう。
具体的な新しい期限を提案する
どれくらいの延長を希望しているのかを明確にし、相手に安心感を与えましょう。
ビジネスメールでの期限延長依頼の具体的な例文
以下では、実際に使える例文を紹介しています。
例文1（メールでの完結型）
納期が間に合わないことが確定し、その後の見通しが立っている場合は、以下のように延長後の納期も記載しましょう。
こちらの希望を明確に記すことで、相手に誠実さを表すことができます。
件名：〇〇プロジェクトに関する納期調整のお願い
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇プロジェクトの件で、予想外の問題が発生し、予定の納期に間に合わない見込みです。
そのため、納期を〇月〇日まで延長していただけますと幸いです。
このたびはご迷惑をおかけしており、深くお詫び申し上げます。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
例文2（遅延の可能性を先に伝える場合）
間に合わないと感じたときは、まだ詳しいことが決まっていなくても一報入れるようにしましょう。
早く連絡するだけで、相手も日程を調整してくれる可能性が高まります。
変更後の予定は分かり次第再度連絡する形でいいでしょう。
件名：〇〇プロジェクトの納期に関するご相談
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇プロジェクトについてですが、予想外の事態により納期の調整が必要になりました。
詳細は改めて連絡させていただく予定ですが、まずは状況をお伝えいたします。
この度は大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。
まとめ
この記事では、ビジネスメールで期限を延長する際の適切な表現や具体的な例文を紹介しました。
相手に不快な印象を与えずに必要な時間を確保することができるよう、適切な言葉遣いを心がけましょう。
これがあなたのビジネスコミュニケーションを助ける一助となれば幸いです。
